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    POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

    OBJETIVO

    Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto 1377 del 2013 respecto a la Protección de los Datos Personales suministrados a UPL Costa Rica SAS por parte de sus clientes, proveedores y empleados.

    ALCANCE

    La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales aplica a todas las áreas de la empresa que manejen una base de datos o archivos que contengan información sensible y no deba ser suministrada a nadie, a excepción de solicitudes hechas por el estado.

    DEFINICIONES

    Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos Personales.

    Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

    Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Costa Rica, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Costa Rica cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Habeas Data: Es el derecho que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en bases de datos y archivos.
  • Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a UPL de forma directa o indirecta.
  • Causahabiente: Es aquella persona natural o jurídica que ha sucedido o sustituido a otra. La sucesión o sustitución puede haberse producido por acto entre vivos o por causa de muerte.

    • 4.DISPOSICIONES GENERALES

    4.1. Marco Legal:

    ✓ Constitución Política, articulo 15.

    ✓ Ley 1266 de 2008.

    ✓ Ley 1581 de 2012.

    ✓ Decreto 1727 de 2009.

    ✓ Decreto 2952 de 2010.

    ✓ Decreto 1377 de 2013.

    4.2. Identificación de la Empresa:

    Razón Social UPL Costa Rica SAS
    NIT 830.095.854-1
    Objeto Importación, exportación, fabricación, refinamiento, transformación, compra, venta, distribución o comercialización y representación para el territorio Costa Ricano de todo tipo de productos agrícolas.
    Matrícula Mercantil Matrícula No: 01145307 del 14 de diciembre de 2001.
    Dirección CLL 127A NO. 53A-45 CENTRO EMPRESARIAL COLPATRIA TO. 2 OFC 501
    Correo Electrónico consultaswebCosta Rica@upl-ltd.com
    Teléfono 511 18 88

    4.3. Finalidad y Tratamiento de los Datos Personales:

    En lo correspondiente a la recolección de datos personales de datos personales tanto de personas naturales como jurídicas; UPL Costa Rica SAS, se limitará a aquellos datos que le sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la que fueron recolectados o requeridos, y deberán informar a la persona en cuestión la existencia de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y hacerle firmar la Aceptación de la misma.

    4.4. Protección de Datos en Base a la Operación:

    Fuente de Información Descripción de la información sujeta a protección Área de UPL encargada del almacenamiento y protección de la información Mecanismos de protección. ¿Cómo se garantizará la protección de esta información?
    Clientes Documentos comerciales, acuerdos de servicio, contratos, Registros Fotográficos. Crédito y Cartera, Área Comercial, Área de Mercadeo Almacenamiento: Digital y físico. Acceso: Limitado con autorización.
    Trabajadores Toda la información recibida por Aspirantes, funcionarios y exfuncionarios que hayan participado en un proceso de entrevistas de selección, contratación y retiro de personal. (Hojas de vida, copia de documentos de identidad, estudios, referencias laborales, Registros fotográficos, entreotros). Área de Recursos Humanos Almacenamiento: Digital y físico. Acceso: Limitado con autorización.
    Proveedores Información requerida para la selección de los proveedores y contratistas requeridos de acuerdo a las necesidades de compra de un bien o un servicio. (Cámara de Comercio, RUT, documento del Representante legal, certificaciones bancarias, entre otros. Área de Compras, Área de Mercadeo Almacenamiento: Digital y físico. Acceso: Limitado con autorización.

    4.4.1. Seguridad de las Instalaciones de UPL.

    Se hará mediante el uso de cámaras de seguridad y empresas de vigilancia certificadas para realizar esta actividad y la seguridad de las personas y bienes de la organización, incluidas las instalaciones de Bogotá y la Planta en Madrid.

    4.5. Datos Sensibles:

    La persona natural o jurídica que suministra la información es libre de optar por no entregar aquella que pueda afectar su intimidad o cuyo uso indebido puede resultar en su discriminación, como lo puede ser: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, relativos a la salud, vida sexual, datos biométricos, etc.

    4.6. Datos de Menores de Edad:

    El suministro de los datos personales de los menores de edad es enfocado al área de Recursos Humanos para su inclusión a los temas referentes a Seguridad Social y beneficios de ley, y debe realizarse con la debida autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

    4.7. Derechos de los Titulares

    4.7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

    4.7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a UPL Costa Rica SAS como responsable y encargado del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

    4.7.3. Ser informado por UPL Costa Rica SAS, respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.

    4.7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

    4.7.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que UPL haya incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

    4.7.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

    4.8. Atención a Peticiones, Consultas o Reclamos:

    Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización otorgada, el titular o sus causahabientes pueden:

  • Comunicarse en Bogotá al 511 18 88, y donde dependiendo del tipo de información y área, se re direccionará con el responsable de atenderla, y/o le suministrara el correo corporativo de la misma.
  • Presentarse a la sede de Bogotá en la Calle 127 No 17A – 30 con la Petición, Consulta o Reclamo, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 1:00 a 5:00 p.m.

    • 4.9. Procedimiento de Atención

    4.9.1. Consultas:

    Cualquier consulta hecha a UPL por escrito será atendida en un tiempo no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    4.9.2. Reclamos:

    Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de UPL Costa Rica SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

    ✓ Nombre e identificación del titular.

    ✓ Descripción detallada de los hechos que generan el reclamo.

    ✓ La dirección a la cual se deberá remitir la respuesta (Física o Electrónica).

    ✓ Los documentos o pruebas que se pretendan hacer valer.

    4.9.2.1. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, lo remitirá a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

    4.9.2.2. Una vez recibido el reclamo completo, UPL incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

    4.9.2.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    4.10. Vigencia:

    La presente política rige a partir de su expedición y puede ser modificada cuantas veces la organización lo considere necesario, especificando los cambios realizados en el punto 5 “Control de Cambios”, dejando a disposición la última versión aprobada.

    La vigencia de las bases de datos dependerá de las necesidades de UPL para cumplir con la finalidad y tratamiento de los Datos Personales.

    AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS:

    UPL Costa Rica SAS, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 y a la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de la empresa, le informa que los datos personales que usted suministre en virtud de las actividades que solicite o celebre con UPL, serán tratados mediante el uso de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos, de conformidad a lo definido en la Ley.

    Con la firma del presente documento, manifiesto que he sido informado por UPL Costa Rica SAS, de que:

    ✓ Se me explico la existencia de una Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de acuerdo a lo estipulado por ley.

    ✓ De acuerdo a las necesidades de la empresa, podrán recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme a la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

    ✓ Es de carácter facultativo suministrar cualquier información que pueda ser considerada como Dato Sensible o sobre menores de edad según la Ley 1581 de 2012.

    ✓ Mis derechos como Titular de los datos que suministré a UPL, a conocer, actualizar, rectificar o suprimir mi información personal.

    ✓ Los procedimientos de atención a Consultas o Reclamos, y los tiempos de respuesta estipulados por ley.

    Teniendo en cuenta lo estipulado en el presente documento, autorizo de manera voluntaria, informada e inequívoca a UPL Costa Rica SAS para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y para los fines relacionados con su objeto social, y en especial para fines legales, contractuales y comerciales.

    Se firma en la ciudad de ________________, el día ____ del mes de ___________ del año _________ .

    Nombre o Razón Social: ______________________________________________

    Identificación: ____________________________

    Teléfono: _______________________________

    Firma: _________________________________